應(yīng)收賬款催收成功的關(guān)鍵三環(huán)

作 者：胡俊 來(lái) 源：中國(guó)會(huì)計(jì)視野發(fā)表日期：2018-07-23

正確的發(fā)票開(kāi)具、及時(shí)的付款提醒、快速的爭(zhēng)議解決、是應(yīng)收賬款管理工作成功的三項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 第一環(huán)、正確的發(fā)票開(kāi)具：實(shí)務(wù)中銷售收款循環(huán)中的發(fā)票錯(cuò)誤一直是影響現(xiàn)金回收工作的第一大因素。一、發(fā)票錯(cuò)誤源頭是銷售訂單的交付有瑕疵。在開(kāi)票工作的前端業(yè)務(wù)部門，客戶收到的貨物有價(jià)格或數(shù)量的問(wèn)題，產(chǎn)生了爭(zhēng)議應(yīng)收款。但發(fā)現(xiàn)環(huán)節(jié)一般在貨款到期后的一周左右或之前，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)與客戶進(jìn)行對(duì)賬工作時(shí)。需要銷售部門等業(yè)務(wù)部門參與進(jìn)行解決。二、一樣有很多因?yàn)殇N售折扣等銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的小額促銷費(fèi)用引起的爭(zhēng)議。還有很多比如超市等大賣場(chǎng)有比較復(fù)雜的合同約定，發(fā)生了一些不通知直接扣費(fèi)等，由于發(fā)票和單據(jù)滯后引起的發(fā)票開(kāi)具問(wèn)題。三、開(kāi)具發(fā)票時(shí)的人為失誤。開(kāi)具錯(cuò)了數(shù)量或者單價(jià)等。當(dāng)然還有一些客戶對(duì)開(kāi)具發(fā)票有特別規(guī)定，比如需要客戶送貨單格式并加蓋客戶收貨章，開(kāi)具內(nèi)容需要按送貨單內(nèi)容一致，按客戶的訂單號(hào)、料號(hào)、計(jì)量單位等開(kāi)具。對(duì)于很多客戶來(lái)說(shuō)計(jì)算賬期是從收到發(fā)票入賬之日起計(jì)算的，當(dāng)然，合同中不一定這樣規(guī)定。正確的發(fā)票開(kāi)具是快速回收貨款的關(guān)鍵，有爭(zhēng)議或錯(cuò)誤的發(fā)票被退回加上重新開(kāi)具的時(shí)間，都會(huì)影響現(xiàn)金的及時(shí)回收。所以，出貨后馬上開(kāi)具發(fā)票不一定是最優(yōu)選擇，最好是可以與客戶進(jìn)行核對(duì)之后，開(kāi)具正確的發(fā)票。讓正確的發(fā)票和送貨簽收單、合同副本等送到客戶的應(yīng)付賬款部門進(jìn)行記賬。 第二環(huán)、及時(shí)的付款提醒：正確開(kāi)具發(fā)票后，月末應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)，將系統(tǒng)中的客戶末付款明細(xì)到具體到期日、發(fā)貨日、發(fā)票號(hào)、訂單號(hào)、客戶料號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)等詳細(xì)對(duì)賬單，最好還加上單位正確的收款賬號(hào)，對(duì)賬聯(lián)系人名字、聯(lián)系方式等通過(guò)電子郵件或者傳真等客戶接受的方式，發(fā)送給客戶財(cái)務(wù)人員。對(duì)于其中逾期應(yīng)收賬款部分和將要到期應(yīng)收賬款部分，分別向客戶要求給予支付貨款計(jì)劃日期。對(duì)于客戶反饋的對(duì)賬差異，部分應(yīng)該給予及時(shí)查實(shí)和反饋，特別是爭(zhēng)議的未決款項(xiàng)，需要分情況處理。第一是因?yàn)榍捌诳蛻糁Ц兜呢浛?，指定的發(fā)票核銷變更等前期差錯(cuò)的更正等發(fā)票核銷問(wèn)題，需要進(jìn)行及時(shí)處理。第二是因?yàn)榘l(fā)票開(kāi)具錯(cuò)誤、合同折扣等引起的票據(jù)滯后等財(cái)務(wù)獨(dú)立處理的問(wèn)題，按不同情況權(quán)限進(jìn)行處理。第三是因?yàn)樨浳镔|(zhì)量問(wèn)題等其他部門需要參與解決的，第一時(shí)間聯(lián)系業(yè)務(wù)部門加入?yún)⑴c解決。 第三環(huán)，快速的爭(zhēng)議解決: 對(duì)于爭(zhēng)議的未決款項(xiàng)快速解決，是建立良好的客戶關(guān)系與收回充足可預(yù)期現(xiàn)金的平衡。企業(yè)客戶都是希望爭(zhēng)議的未決款項(xiàng)取得折扣等經(jīng)濟(jì)回報(bào)，但對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)會(huì)付出折扣等經(jīng)濟(jì)代價(jià)，同時(shí)還對(duì)于按時(shí)收回貨款的現(xiàn)金流入有高估的可能性，特別是當(dāng)企業(yè)有大額未決爭(zhēng)議款項(xiàng)逾期款項(xiàng)的產(chǎn)生時(shí)，一般客戶都會(huì)運(yùn)用停止支付所有貨款，停止給予新訂單等手段來(lái)讓企業(yè)讓步。最好的方法，當(dāng)然是事前減少和防止?fàn)幾h款項(xiàng)。在上面正確的發(fā)票開(kāi)具中和及時(shí)的付款提醒中已經(jīng)進(jìn)行了詳細(xì)的說(shuō)明。并且對(duì)于企業(yè)未預(yù)計(jì)到的現(xiàn)金短缺，現(xiàn)金的融資成本是最高的，還有可能面對(duì)現(xiàn)金流的斷裂風(fēng)險(xiǎn)。所以，快速的解決爭(zhēng)議未決款項(xiàng)是對(duì)企業(yè)最好處理方法。對(duì)于小額的折扣等引起的成本不高的未決款項(xiàng)可以讓步，讓客戶盡快支付貨款。對(duì)于需要業(yè)務(wù)部門出面解決的比如貨物質(zhì)量、交貨數(shù)量、價(jià)格差異等應(yīng)該快速與業(yè)務(wù)部門一起解決，可以由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行問(wèn)題的查實(shí)和核對(duì)快速解決，同時(shí)與客戶財(cái)務(wù)部門溝通對(duì)沒(méi)有差異的部分貨款進(jìn)行及時(shí)支付。